Memoria fiscala, jurnalul electronic si dispozitivul de memorare

De | 28 ianuarie 2016

Ce este memoria fiscala?

Memoria fiscala este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie sa permita obligatoriu acumulari progresive ale datelor, fara ca acestea sa poata fi modificate sau sterse, precum si conservarea in timp a acestora pe o perioada de 10 ani de la data inlocuirii acesteia.

Memoria fiscala devine activa numai in urma fiscalizarii, operatiune care se executa de catre tehnicianul unitatii de service acreditate, la instalarea aparatului de marcat electronic fiscal.

Ce este jurnalul electronic?

Jurnalul electronic emis cu aparatul de marcat electronic fiscal, este setul de fisiere electronice securizate, existente in dispozitivul de memorare, care contine toate datele din bonurile fiscale, precum si toate operatiunile din regimul de inregistrare.

Sigilarea memoriei fiscale se face de catre distribuitorul autorizat sau, dupa caz, de catre unitatea de service acreditata, in prezenta organului fiscal teritorial.  Se sigileaza in functie de varianta constructiva a aparatului de marcat electronic fiscal. De exemplu, in cazul aparatelor cu memorii fiscale detasabile, aplicarea sigiliului pe suruburile ce fixeaza memoria fiscala in modulul fiscal si/sau in sasiul aparatului.

Ce date se stocheaza in memoria fiscala?

Conform Art. 3 (5) din OUG 28/1999 cu modificarile si completarile ulterioare, in memoria fiscala a aparatelor de marcat electronice fiscale se vor stoca urmatoarele date:

  • denumirea si codul de identificare fiscala a emitentului,
  • adresa de la locul de instalare a aparatului,
  • logotipul si seria fiscala ale aparatului,
  • precum si datele prevazute la alin. (3) lit. d)

    Alin.3 (d) Inregistrarea in memoria fiscala a datelor de sinteza cu caracter fiscal provenite din rapoartele fiscale de închidere zilnica si a oricaror modificari de parametri care afecteaza interpretarea datelor stocate si evenimente care afecteaza continuitatea inregistrarii datelor pentru aparatele de marcat electronice fiscale definite la alin. (1) şi (2)

  • In cazul aparatelor de marcat electronice fiscale definite la alin. (2) memoria fiscala mai contine identificatorul jurnalului electronic, precum si datele provenite din securizarea jurnalului electronic.

Iata mai pe larg datele care trebuiesc inregistrare si stocate in memoria fiscala, asa cum au fost ele descrise in normele metodologice de aplicare a OUG 28/1999:

Art. 43. – (1) Datele care trebuie înregistrate şi stocate în memoria fiscală sunt următoarele: a) antetul bonului fiscal; b) data, ora şi minutul introducerii în exploatare; c) logotipul şi seria fiscală ale aparatului; d) ziua, luna, anul şi ora emiterii raportului Z; e) numărul de ordine al raportului fiscal de închidere zilnică, progresiv numerotat; f) numărul bonurilor fiscale emise zilnic; g) nivelul cotelor de taxă pe valoarea adăugată; h) semnalizarea evenimentului reset de ştergere a memoriei de date din modulul fiscal, făcută atunci când se întrerupe continuitatea stocării datelor în memoria de date din modulul fiscal şi când se reiniţializează această memorie în condiţii de avarii; i) valoarea totală zilnică a operaţiunilor efectuate şi totalul taxei pe valoarea adăugată; j) valoarea totală zilnică a operaţiunilor şi taxa pe valoarea adăugată, defalcată pe cote ale acesteia, cu indicarea nivelului de cotă; k) valoarea totală zilnică a operaţiunilor scutite de taxa pe valoarea adăugată; l) valoarea totală zilnică a sumelor care nu se includ în baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată. (2) De asemenea, în memoria fiscală trebuie să se înregistreze orice eveniment de natură să permită modificarea interpretării datelor.

Art. 44. – În memoria fiscală a aparatelor de marcat electronice fiscale destinate activităţilor de taximetrie, pe lângă datele prevăzute la art. 43 alin. (1) lit. a)-h) şi alin. (2), se vor înregistra şi stoca şi următoarele date: a) coeficientul „K” al taximetrului; b) seturile de tarife de lucru şi modificările lor; c) parcursul total zilnic, în km; d) parcursul total zilnic cu călători, în km; e) valoarea totală zilnică încasată; f) valoarea totală zilnică a taxei pe valoarea adăugată.

Art. 45. – În memoria fiscală a aparatelor de marcat electronice fiscale destinate activităţii de schimb valutar, pe lângă datele prevăzute la art. 43 alin. (1) lit. a)-h) şi alin. (2), se vor înregistra şi se vor stoca şi următoarele date: a) valoarea totală zilnică a comisionului obţinut din vânzarea şi cumpărarea de valută, inclusiv taxa pe valoarea adăugată; b) valoarea totală zilnică a taxei pe valoarea adăugată rezultată din valoarea totală a comisionului; c) valoarea totală zilnică a sumelor obţinute din vânzarea de valută, exclusiv comisionul; d) valoarea totală zilnică a sumelor obţinute din cumpărarea de valută, exclusiv comisionul.

Art. 46. – (1) Memoria fiscală trebuie să aibă o capacitate pentru a stoca minimum: a) 30 de înregistrări de modificări de cote de taxă pe valoarea adăugată; b) 60 de înregistrări de modificare a coeficientului „K” al taximetrului şi a setului de tarife, în cazul aparatelor de marcat electronice fiscale destinate activităţii de taximetrie; c) 1. 30 de înregistrări de închidere zilnică; d) 200 de înregistrări de semnalizare a evenimentului reset. (2) Fiecare înregistrare este identificabilă cu data calendaristică şi cu valoarea contorului Z, iar evenimentul reset şi raportul Z sunt însoţite şi de oră. Înregistrarea datelor trebuie completată cu indicatori care să permită asigurarea mecanismului de control al integrităţii datelor înregistrate.

Cand se inlocuieste memoria fiscala?

Memoria fiscala se poate inlocui in cazul defectarii sau atunci cand capacitatea de stocare a fost epuizata, sau atunci cand aceasta nu mai poate fi folosita de catre utilizatori din diverse motive:

  • schimbare adresei punctului de lucru
  • schimbare denumirii societatii impreuna cu codul de identificare fiscala
  • incetarea activitatii agentului economic
  • vanzarea aparatului
  • casarea sau dezafectarea casei de marcat
  • inchiderea punctului de lucru

Inlocuirea sau predarea memoriei fiscale se face dupa citirea acesteia. La inlocuirea memoriei fiscale obligatoriu se efectueaza si schimbarea dispozitivului de memorare a jurnalului electronic.

Operatiunea de inlocuire a memoriei fiscale se inregistreaza in Cartea de Interventii a aparatului de catre tehnicianul de service si este confirmata de reprezentantul organului fiscal teritorial.

Cand nu este obligatorie inlocuirea memoriei fiscale?

Nu este obligatorie inlocuirea memoriei fiscale a a.m.e.f. instalate, aceasta putand fi utilizata pana la umplere, in urmatoarele cazuri:

a) la schimbarea atributului fiscal al codului de identificare fiscala al utilizatorului;

b) la schimbarea formei de constituire a societatii fara modificarea denumirii acesteia;

c) la modificarea denumirii si/sau adresei societatii daca se pastreaza codul de identificare fiscala;

d) la mutarea unui punct de lucru apartinand utilizatorului de la un stand la altul, in cadrul unui complex comercial situat la aceeasi adresa;

e) la schimbarea denumirii strazii de la locul de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale;

f) in cazul inactivitatii temporare a utilizatorilor, anuntata organelor fiscale, potrivit legii;

g) in cazul unor erori constatate dupa fiscalizare privind inregistrarea datelor din antetul bonului fiscal

In cat timp se schimba memoria fiscala sau dispozitivul de memorare a jurnalului electronic?

Distribuitorii autorizati, precum si unitatile din reteaua acestora acreditate pentru service, dupa caz, au obligatia sa asigure, in termen de maximum 72 de ore de la solicitarea utilizatorului, inlocuirea memoriei fiscale sau a dispozitivului de memorare a jurnalului electronic in cazul in care sunt defecte sau capacitatea de stocare a fost epuizata.

Cat si cum se pastreza memoria fiscala, jurnalul electronic si dispozitivul de memorare?

Memoria fiscala trebuie sa asigure pastrarea nealterata a datelor pe toata perioada de utilizare si minimum 10 ani dupa umplere sau inlocuire.

Obligatia pastrarii memoriei fiscale ii revine operatorului economic, utilizator al casei de marcat. Acesta va pastra memoria fiscala intr-o arhiva, timp de 10 ani, in asa fel incat datele inscrise in ea sa nu se altereze si sa poata fi citite oricand la solicitarea organelor de control.

Jurnalul electronic se pastreaza in dispozitivul de memorare, in arhiva operatorilor economici, timp de 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia a fost intocmit.

Amenzi

Conform Art. 10 si 11 din  OUG 28/1999 cu modificarile si completarile ulterioare, avem urmatoarele fapte amendabile si amenzile corespunzatoare:

– Pentru distribuitorii autorizati si unitatile acreditate pentru service

m) nerespectarea obligatiilor ce revin distribuitorilor autorizati, precum si unitatilor din reteaua acestora acreditate pentru service de a instala aparatul de marcat electronic fiscal nou sau de a inlocui memoria fiscala sau dispozitivul de memorare a jurnalului electronic, in cazurile si in termenul prevazut la art. 5 alin. (5)

Art. 5 (5) Distribuitorii autorizati, precum si unitatile din reţeaua acestora acreditate pentru service, dupa caz, au obligatia sa asigure, in termen de maximum 72 de ore de la solicitarea utilizatorului, instalarea aparatului nou, precum si înlocuirea memoriei fiscale sau a dispozitivului de memorare a jurnalului electronic in cazul in care sunt defecte sau capacitatea de stocare a fost epuizata.

Amenda 9.000 lei

x) nerespectarea obligatiei distribuitorilor autorizati prevăzute la art. 5 alin. (6) de a da curs solicitarii organelor cu competenta in domeniul controlului in vederea citirii datelor din memoria fiscala a a.m.e.f. sau din dispozitivul de memorare a aparatelor pentru realizarea activitatii de control;

Art.5 (6) Distribuitorii autorizati, precum si unitatile de service acreditate sunt obligati sa dea curs solicitarii organelor cu competenta in domeniul controlului, in vederea realizarii activitatii de control a aparatelor livrate.

Amenda 9.000 lei

y) nerespectarea de catre distribuitorii autorizati, a obligatiei de a pune la dispozitia organului fiscal programele de citire electronica a memoriei fiscale, programele de citire si verificare a jurnalului electronic, precum si instructiunile de utilizare, pentru aparatele definite la art. 3 alin. (2);

Art. 3 (2) Aparate de marcat electronice fiscale sunt considerate si casele de marcat electronice fiscale si alte sisteme ce includ dispozitive cu functii de case de marcat, echipate cu dispozitiv de memorare a jurnalului electronic, care înglobează constructiv un modul fiscal, prin intermediul caruia controleaza memoria fiscala, dispozitivul de imprimare, dispozitivul de memorare, afisajul client, dispozitivul de salvare externa si dispozitivul de comunicatie externa care permite integrarea intr-un sistem informatic;

Amenda 9.000 lei

– Pentru utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale

o) nerespectarea obligatiei de catre utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale de a pastra si arhiva rola jurnal/dispozitivul de memorare a jurnalului electronic, dupa caz, raportul fiscal de inchidere zilnica si registrul special prevazut la art. 1 alin. (8), cu exceptia activitatii de transport in regim de taxi unde nu se utilizeaza registrul special;

Amenda 9.000 lei

r) nerespectarea obligatiei de a pastra si arhiva memoria fiscala, precum si dispozitivul de memorare a jurnalului electronic, in conditii care sa permita citirea acestora de catre organul fiscal competent;

Amenda 50.000 lei

 

 

Autor: Marian Anghelescu

Initiator al proiectului organizatiei patronale, in urma cu mai bine de 10 ani si presedinte al acesteia, conduce compania Deck Birotica Group din Pitesti, activand in domeniul AMEF din anul 1998. Aria sa principala de expertiza este comercializarea si service-ul caselor de marcat, fiind un "guru" in domeniul legislatiei caselor de marcat din Romania.