Din interpretarea prevederilor legale de catre ANAF al carui punct de vedere a fost transmis Patronatului nostru, rezultã cã singura situație în care operatorul economic ar fi exonerat de obligația de conectare la sistemul informatic în cazul închiderii punctului de lucru, este aceea în care aparatul de marcat neutilizat nu mai este fiscalizat și au fost îndeplinite în acest sens obligațiile procedurale și declarative aferente, prevãzute de lege.
Prezentam mai jos procedurile pe care le au de facut utilizatorii si unitatile de service in ordinea desfasurarii lor:
– Utilizatorul programeaza interventia de comun acord cu firma de service si se prezinta la sediul acesteia cu aparatul de marcat, cartea de interventii a aparatului si documentul care atesta inchiderea punctului de lucru (certificat emis de ONRC).
– Tehnicianul de service verifica integritatea sigiliului. Daca se observa o interventie neautorizata asupra casei de marcat (ex. lipsa sigiliului) tehnicianul de service va trebui sa sesizeze organul de control din cadrul ANAF. Interventiile neautorizate se santioneaza cu amenzi de la 4.000 la 6.000 lei, aplicate utilizatorului. (conf Art.10 lit.u si Art.11(1) lit.b) din OUG 28/1999)
Verifica dacă sunt fisiere XML care trebuie exportate și transmise la ANAF iar in cazul in care acestea exista, vor fi extrase si stocate pe un suport de memorare extern si inmanat utilizatorului. Apoi va trece la citirea și apoi inregistrarea datelor din memoria fiscala pe un suport electronic de memorare. Se vor inregistra datele de pe întreaga perioadă de funcţionare începând cu operaţia de fiscalizare a memoriei fiscale. Pe suportul electronic se vor înscrie şi toate jurnalele electronice ce au fost iniţializate pe perioada de funcţionare a memoriei fiscale scoase. Memoria fiscală şi dispozitivul de memorare a jurnalului electronic extrase se vor inmana utilizatorului, în plicuri sigilate pe care se aplică o etichetă cuprinzând datele de identificare ale utilizatorului, precum şi intervalul de utilizare a acestora.
– Tehnicianul va nota operatiunea in cartea de interventie si in dosarul de asistenta tehnica al aparatului. Daca utilizatorul refuza sa ii puna la dispozitie cartea de interventii a aparatului, tehnicianul de service va trebui sa sesizeze organul de control din cadrul ANAF. Daca utilizatorul a pierdut cartea de interventii, acesta va trebui sa sesizeze organul fiscal competent si sa prezinte la sediul acestuia pentru vizare, o noua carte de interventie reconstituita, pe răspunderea utilizatorului și a unității de service acreditată, pe baza datelor înregistrate în memoria fiscală, inclusiv în ce privește toate evenimentele reset, sau a documentelor din evidenţa contabilă a utilizatorului. Reconstituirea cărţii de intervenţie se poate face şi în baza documentelor păstrate în dosarul de asistenţă tehnică al aparatului.
Obligatia de a păstra, de a completa şi de a actualiza cartea de intervenţii ii revine atat servisantului cat si utilizatorului iar incalcarea acestei obligatii se sanctioneaza cu amenda de la 4.000 la 6.000 lei. Obligatia de a completa si actualiza dosarul de asistenta tehnica al casei de marcat ii revine firmei de service iar incalcarea acestei obligatii se sanctioneaza cu amenda de la 4.000 la 6.000 lei. (conf Art.10 lit.u si Art.11(1) lit.b) din OUG 28/1999). Dosarul de asistenta tehnica va ramane in grija unitatii de service pe toata durata de functionare a casei de marcat.
– Tehnicianul de service intocmeste un proces-verbal in care se consemnează datele necesare identificării utilizatorului şi a aparatului de marcat electronic fiscal, precum şi motivul înlocuirii/scoaterii memoriei, respectiv umplere, defectare sau altele, in cazul nostru inchiderea punctului de lucru. Procesul-verbal se întocmeşte în 3 exemplare şi se semnează de către utilizator şi de către tehnicianul de service. Un exemplar al procesului-verbal revine utilizatorului, iar două exemplare vor fi preluate de către tehnicianul de service, dintre care unul se transmite distribuitorului autorizat prin grija unităţii de service acreditate.
– Utilizatorul este obligat sa pastreze memoria fiscala, dispozitivul de memorare a jurnalului electronic precum si procesul-verbal de predare primire a memoriei fiscale pe o perioadă de 10 ani si conditii in care sa permita citirea acestora de catre organele de control.
Dispoziţiile privind citirea şi păstrarea memoriei fiscale şi a dispozitivului de memorare a jurnalului electronic, după caz, se aplică şi în situaţiile în care aparatele de marcat electronice fiscale urmează a fi înstrăinate, confiscate potrivit legii sau preluate spre valorificare de instituţiile de credit, respectiv de instituţiile financiare nebancare, ca urmare a neachitării împrumutului contractat pentru achiziţionarea acestor aparate, precum şi în cazul încetării activităţii utilizatorului.
Nerespectarea obligaţiei de a păstra şi arhiva memoria fiscală, precum şi dispozitivul de memorare a jurnalului electronic, în condiţii care să permită citirea acestora de către organul fiscal competent se sanctioneaza cu amenda de la 30.000 lei la 50.000 lei. (conf. Art.10 lit r) si Art.11 (1)lit.g) din OUG 28/1999)
– Utilizatorul este obligat sa notifice la ANAF scoaterea memoriei fiscale pe motivul inchiderii punctului de lucru prin completarea si transmiterea formularului F4105 la care va atasa procesul verbal de predare primire a memoriei fiscale si documentul doveditor al inchiderii punctului de lucru.
Iata modalitatea de completare a formularului F4105 – Notificare privind situatia aparatului de marcat electronic fiscal, procedura de completare recomandata de Biroul de reglementare a înregistrării Aparatelor de Marcat Electronice Fiscale din cadrul ANAF:
In situatia in care se impune scoaterea memoriei fiscale a aparatului de marcat, utilizatorii trebuie sa depuna prin intermediul SPV (spatiul privat virtual) formularul F4105, sa bifeze punctul E.6.Alte situatii decat cele prezentate la punctele E.1 – E.5 iar in casuta Date referitoare la alte situații decât cele prevăzute la punctele E.1 – E.5 sa completeze manual „scoaterea memoriei fiscale” apoi sa ataseze formularului documentele probatorii (ex. proces verbal de predare primire memorie, orice alte documente probatorii).
Casa de marcat va rămâne în grija utilizatorului, acesta păstrând obligațiile declarative pentru casele de marcat neutilizate. Utilizatorul va depune lunar declaratia F4109 Declarație privind aparatele de marcat electronice fiscale neutilizate, conform prevederilor art. 3 și art. 4 din OPANAF nr. 627/2018, pana când renunta la casa de marcat solicitand desprinderea numarului unic de identificare al amef (NUI) de la C.U.I.-ul firmei, sau își reia activitatea.
